Ratgeber - Die Spesensätze 2021

Ab Januar 2014 wird eine "erste Tätigkeitsstätte" festzulegen sein, die bisher verwendete Begrifflichkeit der "regelmäßigen Arbeitsstätte" ablöst. Die Berechnung der Unterkunftskosten ändert sich zukünftig ebenso wie die Berücksichtigung einer doppelten Haushaltsführung.

Das Arbeiten eines LKW Fahrers ist unter anderem mit hohen Ausgaben verbunden, wobei der eigentliche Lohn der Fahrer oft nicht besonders hoch ist.

Dem Berufskraftfahrer entstehen Aufwendungen bei der beruflichen Auswärtstätigkeit am meisten für Verpflegungsmehraufwendungen, z.B. für Essen und Getränke in Gaststätten, Übernachtungs- und Reisenebenkosten, Gebühren für Toiletten- und Duschräume oder auch Park, Maut, Taxi und Telefongebühren. Die Höhe der Spesen muss in Arbeitsverträgen oder in betrieblichen und tariflichen Vereinbarungen festgehalten sein. Ohne eine schriftliche Vereinbarung hat der Fahrer kein Recht auf Auszahlung von Reisekosten.

Der Arbeitgeber kann ab einer bestimmten Abwesenheitsdauer vom eigentlichen Standort aus die Mehraufwendungen dem Fahrer bis zu einem festgelegten gesetzlichen Pauschbetrag steuerfrei und ohne Einzelnachweis erstatten. Bekommt der Fahrer mehr als die gesetzlichen Freibeträge, muss einer der beiden Parteien den Mehrbetrag versteuern. Im Falle das der Arbeitnehmer weniger oder gar keine Spesen von seinem Chef bekommt, kann er diese in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Eine Bescheinigung des Arbeitgebers ist dazu Pflicht. Eigene Nachweiße müssen sehr gewissenhaft, übersichtlich und selbsterklärend mit den dazugehörigen Belegen dokumentiert werden.

Aktuelle Spesensätze in Deutschland ab 2021:

Alle mit Belegen nachweißbaren Reisekosten können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Die Auswärtstätigkeit beginnt nicht mehr wie früher mit dem Verlassen des Wohnsitzes. Kraftfahrer haben seit dem 1. Januar 2008, nach dem Gesetz, eine Arbeitsstätte am Betriebssitz des Arbeitgebers. Somit beginnt die Auswärtstätigkeit erst mit Verlassen des Betriebshofes. Fährt der Fahrer von zu Hause mit dem LKW los, beginnt hier die Auswärtstätigkeit. Doch Fährt er am Tage des Öfteren in die Betriebsstätte oder z.B. auf den Speditionshof, wird die Auswärtstätigkeit unterbrochen.

Weitere Spesensätze:

Für Fahrer können auch Pauschalen in doppelter Höhe steuerfrei und sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden. Der Unternehmer muss den Mehrbetrag mit 25 Prozent pauschal versteuern, spart aber den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.

So können im Inland gezahlt werden:

Die Hälfte Steuerfrei, die andere Hälfte mit 25 Prozent pauschale versteuert. Das ist auch bei Auswärtstätigkeiten im Ausland möglich.

Spesen fürs Ausland:

Kraftfahrer im Fernverkehr sind natürlich auch im Ausland unterwegs, und das manchmal nicht nur Tage sondern auch Wochen. Die Zeiten in denen die Verpflegung im Ausland wesentlich günstiger war, sind schon lange vorbei. Das Bundesfinanzministerium hat diesen Umstand erkannt und trägt dem Rechnung. Wie für das Inland, sind für das Ausland die Regelsätze genau definiert. Sie liegen in der Regel auf gleicher Höhe, doch oft auch über den Sätzen von Deutschland. Für das Ausland gelten die gleichen Zeitbestimmungen und ebenfalls nur ein Recht auf Auszahlung wenn dies auch Vertraglich festgelegt wurde. Abgerechnet wird der Pauschbetrag von dem Ort, den der Fahrer vor 24 Uhr erreicht hat. Bei eintägigen Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland ins Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend.

Pauschbeträge für das Ausland 2021:

In einigen Ländern werden sogar Regionen oder Großstädte unterschiedlich berechnet.